Entschuldigung schreiben: Text, Vorlage & Regeln

Kurz erklärt: Was ist eine Entschuldigung?

Wer um Entschuldigung bittet, bringt seinem Gegenüber eine Erklärung vor. Darin bedauert er seinen Fehler oder entkräftet den Vorwurf. Besonders nach groben Fehlverhalten ist es wichtig, dass der Verursacher seinen Fehler einsieht. Das geschieht, indem er sagt, dass es ihm leid tut.

Es ist am Geschädigten, die Bitte um Entschuldigung oder Vergebung anzunehmen. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, da jedem ein Fehler passieren kann. Und nur so kann ein Streit beigelegt werden. Es kann aber Situationen geben, in denen sich Menschen unversöhnlich gegenüberstehen: Wenn ein Part sich nicht entschuldigen kann oder der andere nicht verzeihen kann.

Regeln für aufrichtige Entschuldigungen

Zuzugeben, dass sie sich falsch verhalten haben, fällt einigen schwer. Dabei ist es ein Zeichen von Größe, zum eigenen Fehler zu stehen. Sich nicht herauszureden oder fadenscheinige Entschuldigungen vorzubringen. Dafür braucht es nicht viel. Der schwerste Schritt ist allenfalls, sich zu überwinden. Wenn Ihnen aber an etwas an Ihrem Gegenüber liegt – etwa in einer Partnerschaft – sollte Ihnen das selbstverständlich sein. Eine vor wenigen Jahren publizierte Studie der Forscher um Roy Lewicki von der Ohio State University hat sechs Komponenten identifiziert, die eine gute Entschuldigung ausmachen:

1. Ausdruck des Bedauerns
   Formulieren Sie Ihr Bedauern darüber, dass es so gekommen ist: „Es tut mir leid.“
2. Erklärung, was schief gelaufen ist
   Je nach Ausmaß des Fehlverhaltens kann es Umstände geben, welche die Sache abmildern. Dinge können in einem anderen Licht erscheinen.
3. Anerkennung der Verantwortung
   Wichtig ist, dass Sie die Verantwortung übernehmen: „Es war mein Fehler.“ Oder: „Ich habe nicht aufgepasst.“
4. Reueerklärung
   Ohne Reue können Sie es auch gleich lassen: Ihr Gegenüber merkt, ob Sie aufrichtig Ihre Tat bereuen oder nicht. Dazu können Sie auch Ihr Schamgefühl verbalisieren: „Es ist mir total peinlich.“ Oder: „Ich schäme mich für meine Tollpatschigkeit.“
5. Angebot zur Wiedergutmachung
   Bieten Sie dem Geschädigten Wiedergutmachung an: „Natürlich werde ich für den Schaden aufkommen. Was hältst Du von…“
6. Bitte um Vergebung
   Bitten Sie um Entschuldigung beziehungsweise Vergebung. Wichtig: Versichern Sie, dass Sie aus dieser Sache gelernt haben und es kein zweites Mal passieren wird: „Bitte verzeihe mir meinen Fehler. Es wird nie wieder vorkommen.“

Richtiges Vorgehen: Wie kann ich mich entschuldigen?

Lewicki und sein Team liefern mit diesen Grundregeln das Gerüst für die ideale Entschuldigung. Wer alle sechs Schritte berücksichtigt, macht alles richtig. Auch ohne strikte Befolgung aller Punkte kommen Sie höchstwahrscheinlich zum Ziel. Zwei Komponenten davon sind allerdings besonders wichtig: Dass Sie Ihren Anteil erkennen und dass Sie sich Gedanken machen, wie Sie das Problem aus der Welt schaffen können.

Sich richtig entschuldigen zu können ist nicht nur wichtig, um eine Beziehungskrise zu bewältigen. Auch im Beruf und anderen sozialen Zusammenhängen hängt Ihr Erfolg maßgeblich davon ab. Ist infolge Ihres Fehlverhaltens beispielsweise ein größerer Schaden entstanden (Auto beschädigt), reicht es nicht, einfach nur Bedauern zu äußern. Damit Ihr Anliegen erfolgreich ist, sollten Sie sich möglichst persönlich entschuldigen. Augenkontakt, aber auch der Tonfall und aufrichtige Emotionen wirken sich positiv aus.

Entschuldigung schreiben: Kurze Formulierungen

Persönliche Entschuldigungen sind zwar vorzuziehen, aber nicht immer möglich. Manchmal ist es der Zeit geschuldet, manchmal der Situation. Sie können beispielsweise per Whatsapp eine kurze Entschuldigung schreiben, etwa wenn Sie absehen können, dass Sie sich verspäten werden. Oder Sie schreiben eine E-Mail, wenn Sie noch Sachverhalte klären und Informationen anhängen wollen. Für kurze Formulierungen können Sie aus den folgenden Beispielen wählen:

• „Entschuldigung!“/“Bitte entschuldige!“
• „Verzeihung, bitte entschuldigen Sie!“
• „Das war mein Fehler. Kannst Du mir verzeihen?“
• „Es tut mir leid, das wollte ich nicht. Bitte entschuldige!“
• „Wie unaufmerksam von mir! Bitte verzeihen Sie mir, kommt nicht wieder vor!“
• „Das ist mir enorm unangenehm. Bitte entschuldigen Sie!“
• „Das wollte ich wirklich nicht. Wie kann ich das wieder gutmachen?“
• „Mein Fehler! Es tut mir aufrichtig leid. Bitte entschuldigen Sie.“
• „Das ist mir jetzt sehr peinlich. Bitte verzeihen Sie!“
• „Ich möchte mich von ganzem Herzen/aufrichtig bei Dir/Ihnen entschuldigen.“
• „Dieser Fehler hätte mir nicht unterlaufen dürfen, ich möchte mich dafür entschuldigen.“
• „Der Fehler liegt klar bei mir, ich bitte um Entschuldigung.“
• „Mir ist da ein Missgeschick passiert, Entschuldigung bitte!“
• „Bitte glauben Sie mir/uns, dass dieser Fehler nicht erneut vorkommen wird.“
• „Ich möchte mich in aller Form für mein Verhalten entschuldigen.“
• „Ich bedauere den Fehler aufrichtig, bitte geben Sie mir Gelegenheit, dies wieder gutzumachen.“
• „Es tut mir leid, dass ich den Auftrag verbockt habe. Ich kümmere mich sofort um den Kunden.“
• „Für die entstandenen Unannehmlichkeiten möchte ich mich bei Ihnen entschuldigen.“
• „Ihr Ärger ist absolut verständlich, daher möchte ich Ihnen Wiedergutmachung anbieten.“

Entschuldigung Text & Vorlage für verschiedene Anlässe

Fallen Ihnen die richtigen Worte schwer, haben wir nachfolgend noch einige Vorlagen für unterschiedliche Situationen. Diese Beispiele können Sie direkt übernehmen oder für Ihre Situation anpassen:

• Entschuldigung an Freunde oder Partner

  „Es tut mir leid, dass ich gestern so aufbrausend war. Ich habe unser Gespräch nochmal reflektiert und muss einsehen, dass ich falsch lag. Mein Verhalten war nicht in Ordnung. Bitte verzeih mir und nimm hiermit meine ehrliche Entschuldigung an.“

• Entschuldigung an Kollegen

  „Ich möchte mich aufrichtig bei dir entschuldigen. Meine Reaktion war unprofessionell und überzogen. Deine Kritik war durchaus berechtigt und mit etwas Zeit, um darüber nachzudenken, sehe ich die Verbesserungsmöglichkeiten, die deine Vorschläge bringen. Ich hoffe, du kannst mir die emotionale Reaktion verzeihen und wir können das Projekt weiterhin gemeinsam erfolgreich gestalten.

• Entschuldigung an den Chef

  „An dieser Stelle möchte ich Sie noch einmal um Entschuldigung für mein Verhalten beim Kundentermin am Montag bitten. Eine solch schlechte Vorbereitung ist mir bisher noch nie passiert – und ich werde mit größter Mühe daran arbeiten, dass es auch in Zukunft nicht erneut vorkommen wird. In der Zwischenzeit habe ich mich auch beim Kunden persönlich entschuldigt und einen Folgetermin vereinbart, um ihn doch noch von unserem Produkt zu überzeugen.“

• Entschuldigung für die Schule

  „Aufgrund einer Erkältung konnte mein Sohn am Dienstag, dem TT.MM.JJJJ leider nicht am Unterricht teilnehmen. Ich bitte Sie, sein Fehlen zu entschuldigen.“

Entschuldigung abhängig vom Fehler und der Situation

Welche Entschuldigung beziehungsweise Formulierung Sie wählen, hängt von der Schwere des Vergehens ab. Wenn Sie in der Fußgängerzone jemanden anrempeln, dann braucht es meist keine wortreichen Erklärungen oder Beteuerungen, dass so etwas nie wieder vorkäme. Haben Sie hingegen Ihren Partner enttäuscht, weil Sie ein Versprechen gebrochen haben, müssen Sie sich etwas einfallen lassen.

Daneben gibt es noch einen anderen Gebrauch für Entschuldigungen: „Entschuldigen Sie bitte…“ kann auch die Einleitung zu einer Frage sein. Hierbei handelt es sich also gar nicht um eine richtige Entschuldigung, sondern um eine Höflichkeitsfloskel – etwa wenn Sie nach dem Weg fragen. Oder Sie bitten eine Person um Hilfe.

Ist Sorry eine Entschuldigung?

Auch hierzulande hört man das aus dem Englischen stammende „Sorry“ (eigentlich: „I’m sorry – Es tut mir leid“) immer häufiger. Aber ist „Sorry“ eine angemessene Entschuldigung? Das kommt darauf an – auf die Umstände und die Beziehung, in der Sie zum Geschädigten stehen.

• Angemessen

  Diese Entschuldigung passt, wenn Ihnen ein kleines Malheur unterlaufen ist. Nun wollen Sie sich bei einer Person entschuldigen, zu der Sie in einem freundschaftlichen Verhältnis stehen, etwa einem guten Freund oder Ihrem Nachbarn.

• Unangemessen

  Unpassend ist „Sorry“ im Umgang mit Autoritäten. Etwa wenn Sie für Ihr Kind eine Entschuldigung für die Schule schreiben müssten. Oder sich bei Ihrem Vorgesetzten entschuldigen wollten. Ebenfalls nicht angebracht ist „Sorry“ bei schwerwiegenden Fehlern, die Sie nicht ohne Weiteres wiedergutmachen können. Dazu klingt es einfach zu flapsig.

Wann Sie sich nicht entschuldigen sollten

Nicht entschuldigen sollten Sie sich hingegen, wenn Sie keinerlei Fehler begangen haben. Auch für Ihre Entscheidung sollten Sie sich nicht entschuldigen. Zumindest nicht, wenn sie im Einklang mit Gesetz und Ihrem Gewissen steht. Achten Sie außerdem darauf, wie Sie Ihre Meinung kundtun: Im Alltag passiert es vielen, dass sie – ebenfalls als Floskel – eine Entschuldigung voranstellen, zum Beispiel: „Es tut mir leid, aber ich bin da anderer Meinung“ oder „Entschuldigung, aber das sehe ich völlig anders.“

Solche Sätze sind ungünstig: Zum einen nehmen Sie mit dem Wörtchen „aber“ das vorher Gesagte ohnehin zurück. Zum anderen machen Sie sich und Ihre Meinung damit klein. Sie haben aber ebenso ein Recht auf eine eigene Meinung wie Ihr Gesprächspartner. Wenn Sie sich entschuldigen, dann nicht für den Inhalt, sondern höchstens für die Form – etwa wenn Sie sich im Ton vergriffen haben.

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